Es gibt viele falsche Wege erfolgreich zu werden.

04 Datenquelle bzw. Herkunft der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten ergeben sich aus den Angaben Sie der PIMA gegenüber machen, den Untersuchungsergebnissen und Informationen, die wir ggf. von Ihrem Arbeitgeber erhalten oder anderen Stellen, die Sie beauftragt haben, uns Informationen zur Verfügung zu stellen.

05 Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten liegt in der Erbringung unserer Leistung, die wir folgend beschreiben:

05.01 Termin- und Onlineterminvereinbarung

Wenn Sie oder Ihr Arbeitgeber in einem der Gesundheitszentren der PIMA einen Termin vereinbaren oder Schulungen, Seminare oder Unterweisungen gebucht werden, erheben und verarbeiten wir die bereitgestellten personenbezogenen Daten, soweit dies zur Terminplanung und Durchführung unserer Leistungen erforderlich ist.

Für die Onlinebuchung von Terminen nutzen wir die Plattform Terminland. Anbieter ist die Terminland GmbH, Kreuzberger Ring 44a, 65205 Wiesbaden, Deutschland. Die Datenschutzinformationen zu Terminland finden Sie unter: https://www.terminland.de/datenschutz/

Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO, der die datenschutzkonforme Verarbeitung Ihrer Daten sicherstellt.

Die Verarbeitung Ihrer Daten dient ausschließlich der Terminverwaltung und -vereinbarung, Kontaktaufnahme und Vorbereitung sowie Durchführung der arbeitsmedizinischen Untersuchung bzw. Beratung.

05.02 Vorsorgen

Arbeitgeber sind verpflichtet, nach durchgeführter Gefährdungsbeurteilung arbeitsmedizinische Vorsorgen anzubieten oder ggf. zu veranlassen. Diese können freiwillig oder gesetzlich vorgeschrieben sein. Sie und der Arbeitgeber erhalten nach einer Vorsorge eine Vorsorgebescheinigung. Die Vorsorgebescheinigung für Arbeitgeber dient dem Zweck seiner gesetzlichen Pflicht nachzukommen die Vorsorgekartei zu führen. Die Vorsorgebescheinigung ist frei von medizinischen Befunden und Diagnosen. Bei Verdacht auf eine Berufskrankheit sind Ärztinnen und Ärzte verpflichtet den zuständigen Unfallversicherungsträger zu informieren (§202 SGB VII). Auf Ihren Wunsch kann die Vorsorge auch nur ein Beratungsgespräch mit der Ärztin oder dem Arzt umfassen.

05.03 Eignungen / Einstellungsuntersuchungen

Eignungs- bzw. Einstellungsuntersuchungen sind für Arbeitgeber in vielen Arbeitsplatzszenarien oft notwendig, um der Fürsorgepflicht und dem Schutz Dritter nachzukommen. Dabei wird für Sie, den Arbeitgeber und in manchen Fällen für regulierende Behörden eine Eignungsbeurteilung über Ihre Eignung ausgesellt (gelegentlich auch Gutachten genannt), ohne die ein Einsatz oder eine Einstellung ggf. nicht möglich ist. Die Eignungsbeurteilung enthält neben Personenstammdaten und Angaben zum Arbeitgeber und dem Arbeitsplatz/der Tätigkeit das Ergebnis Ihrer Eignung. Die Eignungsbeurteilung kann durch Sie selbst oder durch die PIMA dem Arbeitgeber vorgelegt werden. Wenn die PIMA die Eignungsbeurteilung dem Arbeitgeber vorlegen soll, ist hierzu Ihre Einwilligung erforderlich. Wenn Sie selbst die Eignungsbeurteilung dem Arbeitgeber vorlegen, erhält der Arbeitgeber von der PIMA nur die Information, ob Ihnen die Eignungsbeurteilung vorliegt. Die Pflicht zur Teilnahme an einer Eignungs- bzw. Einstellungsuntersuchungen kann der Arbeitgeber arbeitsrechtlich regeln oder durch Gesetze und Verordnungen wie z. B. der Eisenbahn-Bau- und Betriebsordnung (EBO), der Triebfahrzeugführerscheinverordnung (TfV), der Fahrerlaubnisverordnung (FeV), dem Strahlenschutzgesetz und weiteren vorgeschrieben sein.

05.04.Gutachten Bahn- und Schienenverkehr

Untersuchungen im Rahmen von Begutachtungen gemäß der Eisenbahn-Bau- und Betriebsordnung (EBO) und der Triebfahrzeugführerscheinverordnung (TfV) dienen Ihrem (potenzieller) Arbeitgeber dem Eisenbahnbundesamt Ihre Einsatzfähigkeit beurteilen zu können. Die hieraus resultierenden Gutachten erhalten der (potenzieller) Arbeitgeber und das Eisenbahnbundesamt.

05.05 Untersuchung gem. Fahrerlaubnisverordnung (FeV)

Wenn Sie an einer Untersuchung gemäß Fahrerlaubnisverordnung (FeV) teilnehmen, um Ihren Führerschein zu verlängern, verarbeitet die PIMA neben Ihren Personenstamm- und Gesundheitsdaten auch Ihre Personalausweisnummer gemäß FeV Anlage 6 Nr. 2.1. Ohne die Personalausweisnummer auf Ihrer Bescheinigung akzeptiert die Führerscheinstelle diese nicht. Die Bescheinigung wird ausschließlich Ihnen zur Vorlage bei der Führerscheinstelle ausgehändigt.

05.06 Psychologische Untersuchungen

Psychologinnen und Psychologen beraten Beschäftigte und Führungskräfte zur psychischen Gesundheit am Arbeitsplatz, führen Screenings aus, unterstützen die Prävention und wirken maßgeblich an der psychischen Gefährdungsbeurteilung, dem BEM-Verfahren sowie den Tauglichkeitsuntersuchungen, mittels Testdiagnostik, Leistungstests, strukturierten Interviews und Verhaltens-beobachtungen, mit. Während psychologischen Leistungstests findet eine Videoüberwachung zur Betrugsprävention und zum Schutz des PIMA-Eigentums statt. Dabei werden keine Videoaufzeichnungen erstellt. Bitte achten Sie auf die Hinweisschilder.

05.07 Stellungnahmen und Empfehlungen

Im Rahmen vom Arbeitgeber beauftragten Stellungnahmen, Leistungsbildern oder Empfehlungen, unter anderem Mutterschutzberatungen, -empfehlungen oder Beschäftigungsverbote, die zusätzlich oder anstatt den Vorsorgebescheinigungen und Eignungsbeurteilungen erstellt werden Verarbeiter die PIMA ihre personenbezogenen Daten aus Untersuchungen und/oder Beratungsgesprächen. Diese Stellungnamen und Empfehlungen gehen ausschließlich Ihnen zur Vorlage bei Ihrem Arbeitgeber zu. Ihr Arbeitgeber erhält von der PIMA auf Anfrage lediglich die Information, ob Ihnen eine Stellungnahme vorliegt, sofern eine solche durch den Arbeitgeber beauftragt wurde. Bitte beachten Sie, dass Ihr Arbeitgeber ohne diese Information die empfohlenen Maßnahmen im Sinne der Fürsorgepflicht nicht ergreifen oder anpassen kann.

05.08 Gesundheitstage, Veranstaltungen, freiwillige diagnostische Leistungen

Neben den regulären arbeitsmedizinischen Leistungen bietet die PIMA auch Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung an. Diese werden üblicherweise im Rahmen von Gesundheitstagen, Messen oder ähnlichen Anlässen angeboten und beinhalten diagnostische Leistungen wie Blutzuckermessungen, ABI-Messungen, Back-Scans, Seh- und Hörtests, Laboranalysen und vieles mehr. Untersuchungsergebnisse, Berichte, Befunde und empfohlene Maßnahmen werden ausschließlich Ihnen mitgeteilt und nicht an Ihren Arbeitgeber weitergegeben.

05.09 Impfungen

Impfungen haben in der Arbeitswelt einen wichtigen präventiven Stellenwert. Sie dienen dazu, beruflich bedingte Infektionsrisiken zu minimieren, die Gesundheit der Beschäftigten zu schützen und die Ansteckung von übertragbaren Krankheiten, auch auf Dienstreisen, zu verhindern. Impfungen sind mit Ausnahme der Regelungen des Masernschutzgesetzes und diversen Reisezielen freiwillig. Impfungen können auch im Rahmen von Impfkampagnen vom Arbeitgeber angeboten werden. Übermäßige Impfreaktionen muss die PIMA dem Paul-Ehrlich-Institut melden (§ 6 IfSG).

05.10 Untersuchung im Rahmen eines betrieblichen Eingliederungsmanagements

Im Rahmen von Untersuchungen während eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM), dessen Teilnahme freiwillig ist, verarbeitet die PIMA ausschließlich Daten, die Sie oder Ihr Arbeitgeber zur Verfügung stellen und ausschließlich zu diesem Zweck. Dazu zählen unter anderem Gesundheitsdaten (medizinisch/psychologisch) auch Fehlzeitenaufstellungen, Stellungnahmen, (Therapie-)Empfehlungen und -berichte, Einschätzungen Ihres Gesundheits- bzw. Krankheitszustandes gemäß Ihren eigenen Angaben oder durch die der BEM-Beteiligten. Zudem werden Gesprächsprotokolle, Teilnahmen an BEM-Terminen, Berichte über Arbeitsversuche, Maßnahmen der stufenweisen Wiedereingliederung sowie Dokumentationen über innerbetriebliche Maßnahmen erfasst. Die aus dem BEM resultierenden Stellungnahmen der PIMA gehen ausschließlich Ihnen zur Vorlage bei Ihrem Arbeitgeber zu.

05.11 Durchführung betriebliches Eingliederungsmanagement

Sofern die PIMA vom Arbeitgeber mit dem betrieblichen Eingliederungsmanagement beauftragt wurde, verarbeitet die PIMA Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der BEM-Koordination. Planung und Einladung zu BEM-Terminen, Begleitung und Betreuung von betroffenen oder verunfallten Beschäftigten, die Durchführung von BEM-Gesprächen, die Koordination des BEM-Verfahrens mit allen Beteiligten, die Erarbeitung von Lösungsvorschlägen zur Wiedereingliederung und zum Führen der Fallakte.

05.12 Virtuelle Sprechstunde

Die virtuelle Sprechstunde dient dem Ersatz der vor Ort Anwesenheit beim Arzt. Im Rahmen der Videosprechstunde werden von uns die gleichen Daten verarbeitet wie bei einer „normalen“ Sprechstunde. Die Datenverarbeitung ist erforderlich um unsere Leistung anbieten/erbringen zu können. Auch bei der Videosprechstunde verarbeiten wir daher Ihre personenbezogenen Daten, insbesondere Ihre Gesundheitsdaten. Dazu zählen u.a. Anamnesen, Diagnosen und Befunde. Die virtuelle Sprechstunde erfolgt über verschlüsselte Ende-Zu-Ende Systeme, ohne die Möglichkeit Ton- oder Videoaufzeichnungen zu erstellen.

05.13.Schulungen, Unterweisungen und Seminare

Die PIMA bietet im Rahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes eine Vielzahl an Schulungen, Unterweisungen und Seminare an, die Sie oder Ihr Arbeitgeber buchen können. Dabei verarbeitet die PIMA Ihre Personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung von Schulungen, Unterweisungen und Seminaren, dem Anwesenheitsnachweis, ggf. von Erfolgskontrollen sowie dem Ausstellen von Teilnahmebescheinigungen.

05.14 Rechnungsstellung

Die PIMA verarbeiten Ihre Daten um die von Ihnen in Anspruch genommenen Leistungen Ihrem Arbeitgeber oder direkt Ihnen, wenn Sie Selbstzahler sind, in Rechnung zu stellen. Die Rechnungsstellung und eine Übermittlung rechnungsrelevanter Daten erfolgt über die PIMA Service & Solutions GmbH.

05.15 Berichterstattung und statistische Zwecke

Ihr Arbeitgeber ist gemäß § 5 DGUV Vorschrift 2 dazu verpflichtet, regelmäßig Bericht über die Erfüllung der übertragenen Aufgaben zu erhalten. Zu diesem Zweck erstellt die PIMA statistisch aufbereitete Berichte für Arbeitgeber. Auch für eigene statistische- und Forschungszwecke verarbeitet die PIMA anfallende Daten. Diese werden so aufbereitet, dass keine Zuordnung zu einzelnen Personen möglich ist.

06 Kommunikation / Kontaktaufnahme

Wenn Sie die PIMA per E-Mail, Brief, Telefon oder Fax kontaktieren, werden Ihre Anfragen sowie alle darin enthaltenen personenbezogenen Daten (wie z. B. Name, E-Mail-Adresse, Postanschrift, Telefonnummer und andere Kontaktdaten, Inhalte Ihrer Anfrage) erfasst, gespeichert und verarbeitet. Diese Verarbeitung dient dem Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens und der Beantwortung Ihrer Fragen.

Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage im Zusammenhang mit der Erfüllung eines bestehenden Vertrags steht oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen anderen Fällen stützen wir die Datenverarbeitung auf Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder auf unsere berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO), da wir ein legitimes Interesse daran haben, Anfragen effizient zu bearbeiten und unsere Kommunikation zu verbessern.

Die von Ihnen übermittelten Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist. Sobald der Zweck der Speicherung entfällt (z. B. nach Abschluss der Bearbeitung Ihres Anliegens) oder Sie uns zur Löschung auffordern bzw. Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen, werden die Daten gelöscht. Dies gilt jedoch nicht, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten eine längere Speicherung erfordern. In solchen Fällen werden die Daten entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen archiviert und nach Ablauf der Fristen endgültig gelöscht.

Im Rahmen der Kommunikation hinsichtlich sensibler Daten (Gesundheitsdaten) setzt die PIMA das Verschlüsselungs-Tool SEPPMail ein. SEPPMail bietet eine Technologie für verschlüsselte und digital signierte E-Mails, die sowohl den Versand vertraulicher Daten als auch die Authentizität des Absenders gewährleistet.

07 Rechtsgrundlagen

Die geltenden Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung und -weitergabe finden sich in:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen)

• Art. 6 Abs. 1 lit f (Berechtigtes Interesse)

• Art. 9 Abs. 2 lit. a (Einwilligung)

• Art. 9 Abs. 2 lit. b (Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit)

• Art. 9 Abs. 2 lit. c (Schutz lebenswichtiger Interessen)

• Art. 9 Abs. 2 lit. h (Gesundheitsvorsorge, Arbeitsmedizin, für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit des Beschäftigten, für die medizinische Diagnostik)

• § 22 Abs. 1 lit. b BDSG (Gesundheitsvorsorge, Arbeitsmedizin, für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit des Beschäftigten, für die medizinische Diagnostik)

• Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung)

• §§ 6 und 8 IfSG (Meldung Meldepflichtiger Erkrankungen / Meldung von Impfreaktionen)

• § 202 SGB VII (Meldung von Berufserkrankungen gegenüber dem Umfallversicherungsträger)

• AMR 3.1(Erforderliche Auskünfte/Informationsbeschaffung über die Arbeitsplatzverhältnisse)

• AMR 6.3 (Vorsorgebescheinigung)

• AMR 6.4 (Mitteilungen an den Arbeitgeber)

• § 5 TfV (Voraussetzungen)

• § 11 TfV (Regelmäßige und anlassbezogene Überprüfungen und Untersuchungen)

• § Anlage 4 und 11 gem. § 16 TfV

• § 7 DGUV Vorschrift 1 (Befähigung für Tätigkeiten)

• § 5 DGUV Vorschrift 2 (Bericht)

• § 167 SGB IX (Prävention/ BEM)

• DSGVO-Erwägungsgrund 162 (Verarbeitung zu statistischen Zwecken)

08 Weitergabe und Empfänger von Daten

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich erlaubt bzw. gefordert ist oder Sie hierzu eingewilligt haben.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können unter anderem andere Ärzte / Psychotherapeuten, der Medizinische Dienst der Krankenversicherung, Behörden/Institute und die Ärztekammern sein.

Gem. AMR 6.3 erhält Ihr Arbeitgeber eine Vorsorgebescheinigung um seiner gesetzlichen Pflicht gemäß § 3 Abs. 4 ArbMedVV nachzukommen, die Vorsorgekartei zu führen.

Eignungsbeurteilungen erhält Ihr Arbeitgeber von der PIMA nur, wenn Sie hierzu eingewilligt haben. Erteilen Sie diese Einwilligung nicht, erhalten Sie die Eignungsbeurteilung, die Sie im eigenen Interesse dem Arbeitgeber vorlegen. Ohne die Eignungsbeurteilung kann/darf der Arbeitgeber sie evtl. nicht einstellen und oder weiter an Ihrem Arbeitsplatz einsetzen.

Die PIMA gibt Ihre personenbezogenen Daten nur an Behörden oder andre Stellen weiter, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Dies kann im Folgenden der Fall sein:

• Übermäßige Impfreaktionen muss die PIMA dem Paul-Ehrlich-Institut melden (§ 6 IfSG).

• Meldepflichtige Erkrankungen muss die PIMA der zuständigen Gesundheitsbehörde melden (§ 6 IfSG, §8 IfSG)

• Meldepflichtige Krankheitserreger sind durch das feststellende Labor der zuständigen Gesundheitsbehörde melden (§ 7 IfSG, §8 IfSG)

• Der begründete Verdacht auf eine Berufskrankheit ist durch die PIMA dem zuständigen Unfallversicherungsträger zu melden (§202 SGB VII)

Zum Zweck der Rechnungsstellung beauftragt die PIMA Health & Safety GmbH die PIMA Service & Solutions GmbH. Diagnosen, Untersuchungs- oder Laborergebnisse werden nicht an die Verrechnungsstelle oder den Arbeitgeber weitergegeben.

Im Rahmen eines Betriebsarztwechsels werden Ihre Daten in der Regel an den nachfolgenden Betriebsarzt unter Wahrung der ärztlichen Schweigepflichten übergeben. Ihre Gesundheitsdaten darf der nachfolgende Betriebsarzt nur nach Ihrer Einwilligung einsehen.

Zum Zweck der Laboranalyse übermitteln die PIMA Health & Safety Ihre personenbezogenen Daten an das für Sie zuständige Partnerlabor.

09 Aufbewahrungsfristen / Löschfristen

Ihre personenbezogenen Daten werden bis zum Erreichen der Zweckerfüllung bzw. für den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungsfisten und -pflichten gespeichert/aufbewahrt:

Medizinische Daten:

• Regelaufbewahrung 10 Jahre (§10 Abs. 3 MBO-Ä, § 360f Abs. 3 BGB, §9 Abs. 2 MBO-BPtK)

• Bei Umgang mit Krebserregenden Stoffen 40 Jahre (AMR 6.1 Nr.3 (1))

• Bei Arbeiten mit Strahlenbelastung bis zur Vollendung des 75. Lebensjahrs, mindestens jedoch 30 Jahre nach Beendigung der Strahlenbelastung, spätestens 99 Jahre nach der Geburt der betroffenen Person (§79 Abs. 3 StrlSchG).

Steuerrechtlich relevante Daten:

Zwischen 6 und 10 Jahren (§ 147 AO)

Andere Kategorien personenbezogener Daten:

3 Jahre (Regelverjährung gem. § 195 BGB)

10 Ihre Betroffenenrechte

Sie haben das Recht, über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten Auskunft zu erhalten. Auch können Sie die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.

Darüber hinaus steht Ihnen unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Löschung von Daten, das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit zu.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt in der Regel auf der Basis gesetzlicher Regelungen. Im Fall einer Datenverarbeitung durch eine Einwilligung haben Sie das Recht diese für die zukünftige Verarbeitung zu widerrufen.

Der Widerruf kann mit dem Betreff „Widerruf der Einwilligungserklärung" schriftlich an die PIMA Health & Safety GmbH, Datenschutz, Anna-Birle-Str. 1, 55252 Mainz-Kastel oder an datenschutz@pima.de gerichtet werden.

Sie haben ferner das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihr personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Wir freuen uns, wenn Sie sich erst an uns wenden:

Kontakt PIMA:

PIMA Health & Safety GmbH
Datenschutz
Anna-Birle-Str. 1
55252 Mainz-Kastel
+49 6134 5006 137
datenschutz@pima.de

Kontakt der zuständigen Aufsichtsbehörde:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de